Le scuole entrano quotidianamente in contatto con una quantità enorme di dati personali. Di fatto, l'uso in costante aumento di materiali didattici digitali e applicazioni informatiche comporta che sempre più dati personali di studentesse e studenti, del corpo insegnante e del personale amministrativo siano elaborati, memorizzati e trasmessi. Per trattare i dati personali in maniera conforme alla protezione dei dati bisogna soddisfare numerosi requisiti tecnici e legali, un lavoro che risulta essere piuttosto complesso e difficile.
Il nostro dossier «Scuola conforme alla protezione dei dati» è stato concepito come una risposta alle sfide e alle esigenze delle scuole per quanto concerne il trattamento dei dati personali conforme alla legge sulla protezione dei dati. Questo dossier desidera aiutare le persone responsabili a capire meglio il contesto giuridico della protezione dei dati e a mettere in atto dei provvedimenti concreti e adeguati per un trattamento responsabile dei dati che gli vengono affidati. Il risultato non è solamente una migliore protezione dei dati nelle scuole, ma anche una maggiore fiducia che le scuole pubbliche trattino in maniera appropriata e sicura i dati personali.
È possibile consultare il dossier «Scuola conforme alla protezione dei dati» nella sua versione integrale originale sia in tedesco sia in francese.
Le basi legali
A partire dal primo settembre 2023 è entrata in vigore la nuova legge federale sulla protezione dei dati. Questa legge viene applicata agli organi federali e ai privati, ma non agli enti pubblici cantonali e comunali, come lo sono le scuole. Le scuole pubbliche sono perciò soggette alla legge cantonale sulla protezione dei dati del proprio cantone. In Ticino è in vigore la Legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987 (LPDP), che regola pertanto l'utilizzo e la protezione dei dati nel sistema formativo ticinese. La persona di riferimento sul tema della protezione dei dati in Ticino è l'Incaricato cantonale della protezione dei dati Giordano Costa. Sul sito ufficiale dell'Incaricato è possibile trovare una Guida sulla protezione dei dati a scuola, volta a sensibilizzare i responsabili del settore scolastico sui diritti e doveri inerenti la protezione dei dati personali.
Presso Educa sosteniamo lo sviluppo di una politica di utilizzo e protezione dei dati anche attraverso il nostro sportello. Offriamo infatti la possibilità di sottoporre domande specifiche sulle questioni legali e tecniche per quanto concerne l'utilizzo e la protezione dei dati nel contesto della scuola e dell'insegnamento. Ci impegniamo così a fornire un supporto e dei consigli pratici rispondendo a domande tecniche, legali e etiche, in particolar modo per la scuola dell'obbligo e il livello secondario II. Nel caso in cui non abbiamo le conoscenze necessarie per rispondere a una domanda, ci affidiamo al sostegno di esperte ed esperti esterni. Le domande possono essere sottoposte in italiano e, nel limite del possibile, anche la consulenza sarà fornita in italiano.
Gli strumenti pratici
Dovendo garantire un trattamento dei dati conforme alla protezione dei dati, le scuole sono confrontate da numerose sfide ed esigenze. Passare dalla teoria alla pratica non è scontato, soprattutto se mancano gli strumenti adatti. Per questa ragione abbiamo sviluppato due strumenti pratici per aiutare le scuole a intraprendere passi concreti per migliorare il loro livello di protezione dei dati.
Partendo dal punto di vista dei dati, è stato creato un modello per la creazione di un repertorio (o archivio) delle attività di trattamento dei dati. Il repertorio funziona come un elenco e ha lo scopo di identificare quali dati vengono elaborati e dove vengono memorizzati, quali persone sono coinvolte e quali applicazioni sono utilizzate. Oltre a fornire una panoramica delle attività di trattamento, il repertorio aiuta a calcolare il livello di protezione dei dati e la percentuale di rischio a cui sono soggetti i dati in questione.
Siccome le scuole usano sempre più materiali didattici digitali, è importante sapere quali fattori di rischio essi comportano per la protezione dei dati personali. A questo scopo abbiamo creato un altro strumento pratico, la lista di controllo per le applicazioni informatiche. Il suo funzionamento è piuttosto semplice: attraverso la risposta a domande mirate è possibile valutare quanto sia sicura un'applicazione dal punto di vista della protezione dei dati. In questo modo le scuole possono orientare con maggiore consapevolezza l'eventuale acquisto di un nuovo prodotto.
Un ulteriore aiuto che offriamo nell'ambito della scelta di nuovi strumenti digitali è il «Navigatore». Per aiutare i responsabili delle scuole e le amministrazioni a ricercare e selezionare i prodotti più adatti alle loro esigenze, il Navigatore propone una panoramica degli strumenti di lavoro, d'organizzazione, d'apprendimento, di comunicazione e di collaborazione, attualmente utilizzati nello spazio formativo svizzero. Tra i principali criteri di valutazione figurano proprio la conformità alla protezione dei dati e il livello di sicurezza. Il Navigatore è un valido strumento per «navigare» il vasto mercato delle applicazioni informatiche e delle piattaforme digitali in maniera informata e imparziale. Il Navigatore, infatti, non fornisce alcun genere di giudizio di valore o raccomandazione.